Непредсказуемость среды и режим управления
Если вы заблудились в горах, попали в отбойное течение на пляже или начали новый проект, первое, что вы сделаете — это кучу ошибок. Чем опаснее ситуация, тем дороже будет обходиться каждая из них. Когда времени и сил недостаточно, некоторые ошибки могут стать фатальными.
Поскольку никто не застрахован от подобных событий, возникает вопрос, можно ли как-то к ним подготовиться? Как предотвратить или хотя бы минимизировать количество ошибок и тяжесть последствий при возникновении экстремальных ситуаций в жизни и бизнесе?
В 2002 году мне повезло попасть на семинар Александра Громова — редкого специалиста по управлению проектами. Он был известен тем, что еще в советские времена в одиночку спланировал проект подготовки и запуска спутника. Проект был детализирован до элементарных операций, записан на листочках бумаги и размещен в виде графика Ганта на длинной стене коридора НИИ, который занимался запуском.
Первое, что сказал нам автор, — это то, что проектное управление (которое тогда входило в моду как очередная панацея) годится далеко не для всех проектов и далеко не для всех ситуаций. И прежде чем запускать “проект”, хорошо бы вначале оценить ситуацию и понять, какой режим управления будет для него наиболее оптимальным.
Годы, последовавшие за этим, подтвердили правоту лектора. Неправильная оценка ситуации и невозможность переключиться в другой режим управления лежала в основе подавляющего числа проблем наших компаний-клиентов. Да что там говорить, — мы сами, в разработке собственных продуктов, напоролись на те же грабли (об этом напишу отдельно). И самое главное:
Большинство людей просто не знало о том, что режимы управления бывают разные.
В десятках семинаров и стратегических сессий мне приходилось снова и снова рассказывать про “четыре типа управления”, которые потом были переименованы в “четыре режима управления”. Содержание также менялось со временем и значительно отошло от авторского, но суть осталась неизменна: перед тем, как начать двигаться, поймите, в какой обстановке вы находитесь. Насколько окружающая среда вам знакома, изучена, предсказуема.
Начнем с самой тяжелой ситуации.
Представьте себе, что вы — командир диверсионной группы, заброшенной в тыл врага глубокой ночью. Рассвет вы встретили в середине болота. GPS нет, вместо него — лишь карта с приблизительным местом высадки. Режим полного радиомолчания. Задание: не позднее 14:00 послезавтрашнего дня взорвать склад боеприпасов в деревне Гадюкино.
Вы не знаете, была ли замечена ваша высадка. Лишь приблизительно представляете расположение войск противника. И совершенно не представляете, как выбраться из болота. Ваши действия?
Вы попали в ситуацию наивысшей неопределенности. Здесь главное — избегать резких движений. Вы не можете запланировать более одного шага — ибо каждый шаг может оказаться шагом в трясину. Вам нужно постоянно держать ухо востро на предмет появления противника, опасных животных (если деревня в джунглях) и травмоопасных ситуаций.
Наиболее подходящий режим здесь -
Инновационное управление
Его главное отличие в том, что существует только далекая цель, а текущие задачи меняются с каждым шагом. Вы одновременно занимаетесь планированием шага, выполнением его и анализом. Анализ начинается сразу же после старта: вы внимательно смотрите, погружается ли ваш сапог в болото глубже, чем обычно и не пора ли выдергивать ногу. Вы не можете себе позволить короткую перебежку вот к тому дереву. Вы медленно двигаетесь к этому дереву и постоянно смотрите вокруг и под ноги. Вполне возможно, что вам придется идти к другому дереву. Или залечь и отстреливаться.
Фокус внимания в этом режиме сосредоточен на ориентировании. Главное сейчас — получить максимум информации о том, где вы находитесь и в какую сторону лучше всего двигаться. Наградой будет выход на относительно сухую поверхность и переход к следующему режиму.
Программное управление
Предположим, вы справились. Сориентировались, вышли из болота, противника не обнаружили. Вы представляете себе, где находитесь и в какую сторону двигаться к складу. Но горизонт планирования у вас узок. Вы можете осуществить бросок вот до той полянки, или к краю шоссейной дороги, но что дальше — большой вопрос. Определяться придется там.
Здесь фокус внимания идет на обучение. Вы пробуете разные направления. Часто возвращаетесь на исходную точку. Отрабатываете наиболее эффективный способ перемещения, замеряете скорость, соотносите ее с картой и временем. И используете полученный опыт для планирования следующих попыток.
Каждая попытка планируется как мини-проект: сначала полностью создается план попытки (отправить группу разведчиков к краю дороги), потом вы ее осуществляете (группа сходила и вернулась), затем анализируете полученную информацию и планируете следующую попытку. Каждая такая попытка в терминах А.Громова называется “программа”. Также ее можно называть “мини-проект”.
Если при выполнении попытки вы столкнулись с противником — непредсказуемость среды взлетает до небес и вы, сразу же откатываетесь назад, в инновационный режим. Но если все пойдет нормально, и вы незаметно подберетесь к объекту и внимательно изучите его — тогда вы сможете перейти в следующий режим.
Проектное управление
У вас есть подробная карта местности, данные о численности противника, бронетехнике, количестве часовых, режиме их дежурства и порядке смены. Вы изучили подступы к складу, поведение охраны, слепые зоны пулеметных вышек, защитные укрепления, линии связи и многое другое.
Теперь вы можете подробно спланировать операцию, подготовить план “а”, план “б” и план “ч”, а также несколько вариантов отхода. Распределить между бойцами роли, стартовые позиции, установить условные сигналы. Вы назначаете время начала операции, с запасом, чтобы успеть к дедлайну. Но не можете точно определить время ее завершения.
Операция будет выполняться с начала и до конца. Но элементы неопределенности здесь есть — невозможно предсказать действия противника и те факторы, которые вам до сих пор не известны. Поэтому нужны планы “б” и “ч”. Поскольку будет горячо, анализировать по ходу не получится. Максимум — вы сможете определять, когда переключаться на другой план, а когда пора отходить. Только после отхода вы получите передышку, чтобы все проанализировать.
Может случиться и так, что до анализа дело не дойдет — если ситуация начнет разворачиваться непредсказуемо, придется переключаться на программное или инновационное управление.
Но если вам повезет, вы справитесь с заданием и сумеете вернуться к своим, тут у вас начнется полное раздолье.
Регулярное управление
Стандартное расписание и режим дня. Отчеты об операции, разбор полетов. Подготовка к новой операции, изучение вводных, тренировки. Стандартные цели и задачи на время подготовки, четко привязанные ко времени. Нормы, которые необходимо выполнять. И отдых — тоже строго по расписанию.
Все определено, предсказуемо и подконтрольно. Никакого стресса — знай себе, поддерживай процесс, чтобы он не отклонялся за рамки. Фокус внимания — на его стабильности.
Это была наша теория. А теперь переходим к практике.
У военных, пожарных, спасателей и прочих работников экстремальных профессий с практикой обычно хорошо. Их специально тренируют на действия в условиях высокой неопределенности. Они умеют ее замечать и быстро переключаться в адекватный режим управления. Намного хуже дела обстоят у людей неподготовленных.
Как ведет себя человек, попав в сложную ситуацию? Когда он чувствует опасность, у него включается специальный участок мозга — миндалевидное тело (или миндалевидная железа, в височной доле), благодаря которому активируются защитные системы организма. Дыхание учащается, сердцебиение усиливается, снижается приток крови к пищеварительной системе и увеличивается — к мышцам. А сознание начинает бомбардироваться сильными эмоциями — тревогой, страхом, гневом. Главная задача миндалевидного тела — направить организм к действиям, способствующим выживанию.
Это отлично работает, если у вас в голове есть адекватная карта местности. Например, идете вы по городу, и вдруг в ближайшей к вам луже видите крокодила. Вы хорошо представляете себе, что делать: куда отбежать, как позвонить спасателям, что крикнуть прохожим, чтобы держались подальше.
Только вот крокодилы у нас в городе до сих пор не встречались. Гораздо вероятнее, что экстремальная ситуация наступит в той местности, для которой у вас нет адекватной мысленной карты. И вот здесь начинается самое интересное.
Миндалевидное тело начинает атаковать мозг требованием “что-то делать” и “немедленно убираться отсюда” — а карты-то у вас нет. Надо бы остановиться и посмотреть вокруг, но сделать это трудно — ведь ваш мозг бомбардируется тревогой и страхом, которые вот-вот перерастут в панику.
Если вы умеете распознавать такое состояние и подавлять эмоции силой воли — вам повезло. У вас есть возможность активизировать другой участок мозга — гиппокамп — который отвечает за познавательную активность и изучение окружающей среды. Но если у вас не получится справиться с эмоциями — ваше миндалевидное тело может полностью захватить управление. В этот момент оно отключает познавательную активность мозга.
Теперь сориентироваться невозможно — эта функция отключена. Но при этом нарастающая тревога и страх переходят в панику и требуют “немедленно убраться из опасного района”. Человеку надо срочно действовать — и он начинает пользоваться теми картами, которые у него были на момент “отключения”.
Поскольку карты существуют лишь для двух режимов — регулярного и проектного, то немудрено, что ухватившись за них, человек попадает в иллюзию. Ему кажется, будто он находится в одном из этих режимов. И “делать хоть что-нибудь” он пытается в соответствии с его правилами: “продолжать плыть к берегу” (фокус на стабильности процесса, но при этом карта старая, в которой отбойного течения просто нет), “сейчас заберемся на эту гору и там будет наша старая стоянка” (фокус на достижении отдаленной цели, но карта устарела — стоянка была на другой горе, немного похожей на эту).
Действовать приходится поспешно, на автомате, без оценки ситуации, без ориентировки на местности, без анализа ресурсов, без осмысления всех доступных возможностей. Без выбора. Ситуация усугубляется одним серьезным фактором:
Для человека неестественно признаваться себе, что он не знает, где находится
Не знать, где мы находимся для нас почти то же самое, что и не знать, кто мы есть. Поэтому мозг услужливо подбрасывает нам иллюзии, и нам кажется, что мы знаем.
Дальше и начинаются ошибки. Шаг за шагом вы уходите в непонятном направлении, и должно пройти время, прежде чем вы поймете, что заблудились окончательно. И лишь тогда, перед угрозой неминуемой смерти или потери бизнеса у вас появится шанс посмотреть, наконец, на реальность и переключиться на правильный режим.
Что же делать? Понятное дело, тренироваться. Тренироваться обуздывать свои эмоции (об этом мы напишем отдельно). Чаще менять обстановку и тренироваться создавать новые карты для новой местности. Но самое главное — это научиться четко определять момент, когда у вас не оказалось подходящей “карты”. Чем быстрее вы признаетесь себе, что не знаете, где находитесь — тем больше вероятность, что ошибок будет немного, и тем больше у вас будет шансов на спасение.
Чтобы обойти механизм, который “предохраняет” нас от этого неприятного открытия, можно воспользоваться подсказкой.
Каждый раз, принимая решения, оценивая ситуацию, планируя поездку в Европу на выходные или просто подводя итоги дня, смотрите на него и задавайте себе вопрос: в каком режиме я должен находиться? Хорошо ли я представляю себе окружающую местность (предстоящий маршрут)? Насколько она неизучена, непредсказуема, опасна?
Если вам кажется, что вы представляете ее себе хорошо, но вот результаты получаете неожиданные — это первый признак того, что вы находитесь не там, где вам кажется.
Есть еще целая категория ситуаций, в которых сразу нужно принимать за данность, что вы попали черт-те куда и карты у вас нет, даже если она есть. Тут вариантов не бывает, это надо просто запомнить, как таблицу умножения.
Начало любого бизнеса, любые организационные изменения, любой кризис на рынке, любой серьезный конфликт с партнером, любая поездка в другую страну, любой новый пляж, новый поход и даже простая утренняя прогулка по окрестностям горного отеля. Если вы запустили проект по изменению вашей компании, наведению порядка в процессах или просто затеяли стратегическую сессию для топов — ждите сюрпризов. Вы пока плохо представляете, на какую территорию вы только что ступили и что вас там может ожидать. Поэтому лучше всего заранее переключиться в инновационный режим.
Есть еще один подход, который нам подсказала одна из читательниц блога. При малейших сомнениях сразу же переключаться в инновационный режим. Если вы ошиблись, вы это быстро поймете. А переоценить опасность гораздо лучше, чем недооценить. Также вы можете тренироваться, периодически переходя в инновационный режим в самых обычных ситуациях, вроде похода в магазин или проведения рядового совещания. Опыт таких тренировок однажды вам здорово пригодится∗
Почитать:
Лоуренс Гонсалес. Остаться в живых
Посмотреть:
Полет Феникса
